Assegnare le conversazioni al team e seguirle da Assegnazioni
Affida le chat WhatsApp ai membri del team, imposta lo stato della conversazione e controlla tutte le assegnazioni dalla pagina Assegnazioni.
Quando nel tuo account lavorano più operatori, assegnare le conversazioni evita doppie risposte e chiarisce chi deve occuparsi di cosa. Una chat assegnata ha un responsabile: solo lui può rispondere, mentre gli altri la leggono. Tu, come titolare, controlli tutto dalla pagina Assegnazioni. Prima di iniziare crea i sotto-account seguendo la guida Membri del team e permessi.
Assegna una chat da Messaggi
Apri la conversazione in Messaggi e clicca Assegna nell'intestazione. Nella finestra Assegna conversazione scegli il membro del team responsabile della chat. Se vuoi, attiva Avvisa via email per inviargli una notifica, poi premi Assegna.
Imposta lo stato della conversazione
Sempre dalla finestra di assegnazione, in Stato conversazione scegli tra In corso, Risolta e Non risolvibile. Lo stato serve a te e al team per capire a colpo d'occhio quali chat sono ancora aperte.
Riconosci le chat assegnate
Una chat assegnata mostra il banner Assegnata a … con le azioni Modifica e Rimuovi. Nell'elenco conversazioni compaiono i badge Assegnata a te o Assegnata, e le chat affidate a te sono raccolte nella sezione Assegnate a te, filtrabile per stato. Il filtro Assegnate mostra solo le chat con un responsabile.
Cosa succede se la chat è di un collega
Se apri una chat assegnata a un altro operatore, al posto del campo di risposta vedi … sta gestendo questa chat. Chi può gestire l'assegnazione trova il pulsante Assegna a me; gli altri possono usare Chiedi di prenderla in carico. L'assegnatario riceve la Richiesta di presa in carico e sceglie Approva o Rifiuta.
Apri la pagina Assegnazioni
Nella barra laterale, sotto Team, clicca Assegnazioni. In alto trovi i contatori Totale, In corso, Risolte e Non risolvibili. Per ogni chat vedi il contatto, lo stato, Assegnata a, Assegnata da e la data.
Filtra e apri le conversazioni
Usa i filtri Stato e Assegnatario e il campo Cerca per nome o telefono… per trovare ciò che cerchi. Con Apri in Messaggi vai direttamente alla chat; il pulsante Aggiorna ricarica l'elenco.
Se la pagina mostra Nessuna conversazione assegnata, non hai ancora assegnato chat: parti da Messaggi come descritto al primo passaggio.
Per rimuovere un'assegnazione usa Rimuovi assegnazione nella finestra Assegna conversazione: la chat torna libera e chiunque abbia accesso a Messaggi può rispondere.