Usare la inbox Messaggi: conversazioni, ricerca, filtri e cartelle
Come orientarti nella sezione Messaggi: elenco conversazioni, ricerca, filtri, cartelle, chat fissate e avvio di una nuova conversazione WhatsApp.
La sezione Messaggi è la inbox condivisa di Recontatto: qui arrivano le risposte dei clienti ai tuoi trigger, alle campagne e ai messaggi che scrivono di loro iniziativa. In questa guida vediamo come trovare subito la conversazione giusta con ricerca, filtri e cartelle, e come avviare una nuova conversazione. Per rispondere ai clienti vedi invece la guida Rispondere ai clienti dalla inbox.
Apri Messaggi e scegli il canale
Clicca Messaggi nella barra laterale. A sinistra trovi l'elenco delle conversazioni, a destra la chat selezionata. In alto il filtro Tutti i canali ti permette di limitare l'elenco a uno o più numeri o canali collegati.
Cerca un cliente o un messaggio
Usa il campo Cerca conversazioni: i risultati sono divisi tra Chat (per nome o numero) e Messaggi (per testo contenuto nelle chat), con Carica altri risultati per andare oltre. Dentro una chat aperta, l'icona della lente (Cerca nella conversazione) cerca solo in quella conversazione; servono almeno 2 caratteri.
Filtra l'elenco
Sotto la ricerca trovi i filtri rapidi:
- il menu Tutti / Con risposta / Assegnate;
- Non letti, per vedere solo le chat con messaggi da leggere;
- Da rispondere, se l'opzione è attiva nelle impostazioni (vedi sotto);
- Intervento umano, quando hai un agente AI attivo, per trovare le chat che l'AI ha passato a te;
- Lista, per mostrare solo i contatti di una o più liste create in Contatti.
Organizza le chat con le cartelle
Con Nuova cartella crei una cartella con Nome, Colore e Icona. Puoi riempirla a mano dal menu ⋯ di ogni chat (Aggiungi a una cartella) oppure con una regola che la tiene aggiornata da sola, ad esempio Ha acquistato almeno una volta, Non ha mai acquistato, Ha un ordine spedito o Ha abbandonato il carrello senza acquistare, eventualmente limitata a un periodo recente. Le cartelle compaiono come schede sopra l'elenco. Creare e modificare le cartelle è riservato al titolare dell'account.
Usa il menu ⋯ di ogni conversazione
Passando con il mouse su una chat compare il menu ⋯ con: Fissa in alto (le chat fissate restano nella sezione Fissate in alto), Aggiungi a una cartella, Invia template, Segna come non letto e Blocca contatto. Un contatto bloccato non può scriverti e tu non puoi inviargli messaggi finché non scegli Sblocca contatto.
Avvia una nuova conversazione
Clicca il pulsante con l'icona del fumetto accanto ai filtri: si apre Avvia Nuova Conversazione. Nel campo Destinatario cerca un contatto per nome oppure scrivi un numero con prefisso internazionale (es. +39), scegli il template approvato, compila le variabili e premi Avvia Conversazione. Una conversazione nuova parte sempre da un template approvato da Meta.
Impostazioni e notifiche della inbox
Dall'icona Impostazioni messaggi puoi attivare:
- Gestione operatori concorrenti, che impedisce a più operatori di scrivere contemporaneamente nella stessa chat (chi arriva dopo vede Conversazione in uso e può scegliere Prendi in carico);
- Da rispondere (configurabile dal titolare dell'account), che evidenzia le chat aperte in cui il cliente aspetta ancora e aggiunge l'azione Segna come risposto;
- Segna tutti come letti, per azzerare in un colpo tutti i non letti.
Da Impostazioni notifiche attivi l'Avviso sonoro e le Notifiche desktop, così ti accorgi dei nuovi messaggi anche con la scheda in background.
I badge nell'elenco ti dicono subito cosa guardare: Manca la risposta, Bozza AI, Intervento umano, Assegnata a te e Fatturato Recuperato quando la chat ha generato un recupero.